Membuka tahun 2019 Fakultas Kesehatan Masyarakat UI menyelenggarakan Internalisasi Tata Naskah Dinas dan penyegaran Kearsipan bagi seluruh unit kerja dilingkungan FKM UI. Kegiatan berlangsung dalam 4 tahap diikuti oleh seluruh pejabat struktural hingga pelaksana unit kerja.
Diawali pada tanggal 17 Januari 2019 kegiatan internalisasi diberikan kepada manajemen FKM UI. Masih ditanggal yang sama pada sesi kedua, diundang para Ketua Departemen, Ketua Program Studi, Ketua Pusat Penilitian dan Pusat Kajian, Ketua UKK, Ketua DGBF, Ketua Komisi Etik dan Ketua Pengembangan Jurnal Kesmas. Bagi para pimpinan unit kerja, materi internalisasi diberikan dalam bentuk sosialisasai dan diskusi best practice persuratan dan kerasipan dan berlangsung di PA 209 gedung A RIK.
Dilanjutkan pada Senin, 21 Januari 2019 internalisasi diberikan kepada para staf pelaksana di sekretariat Departemen, Sekretariat Kelompok Studi, Sekretariat Program Studi dan perwakilan lembaga mahasiswa.
Tahap berikutnya adalah Selasa, 22 Januari 2019 internalisasi bagi para staf pelaksana di Unit kerja dibawah dekanat, sekretariat Pusat Kajian dan Pusat Penelitian serta sekretariat DGBF. Bagi para pelaksana materi internalisasi diberikan dalam bentuk sosialisasi dan praktik pelatihan. Kedua tahap kegiatan untuk pelaksana berlangsung di Aula Gedung G FKM UI.
Selama ini masih banyak dijalankan konsep yang keliru dalam penyimpanan record. Dimana record surat disimpan berdasar kelompok surat masuk dan surat keluar. Konsep yang keliru ini menjadi kebiasaan yang sudah mengakar dan perlu untuk segera dibenahi, mengingat pada 2019 cascading tentang arsip memiliki indikator penilaian yang jelas dalam kategori filling system, zero pile up archive serta implementasi tata naskah dinas. Implementasi tata naskah dinas mulai 2019 ini diharuskan konsisten mengikuti panduan Tata Naskah Dinas terbaru yang berlaku.
Selain implemenatsi Tata Naskah Dinas dilakukan pula pendampingan untuk pemberkasan arsip. Ditekankan kepada semua pihak bahwa yang bertanggung jawab terhadap arsip adalah semua pencipta surat. Pencipta surat/dokumen/record adalah orang yang akan bertanggung jawab memberkaskan hingga saatnya berkas tersebut sudah dapat diserah terimakan ke unit arsip dengan mengikuti Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di lingkungan UI.
Dalam sambutannya Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura dan Admisitrasi Umum Prof. Asri Adisasmita sangat mengharapkan, internalisasi ini dapat membekali seluruh sivitas dan warga UI akan praktek Tata Naskah Dinas dan Pengarsipan yang benar dan meninggalkan pengelolaan arsip yang keliru yang telah menjadi bussiness as usual selama ini.
Masih menurut Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura dan Administrasi Umum, pengelolaan surat dan arsip yang benar akan memudahkan semua pihak dalam penyelenggaraan bisnis proses dan pelaporan aktivitas/kinerja Fakultas.
