Dalam rangka menjamin keberlangsungan penerapan ISO 9001:2015 tentang manajemen mutu dan peningkatan mutu layanan, Pusat Administrasi Fakultas (PAF) Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indonesia (UI) pada 27 dan 28 Oktober 2022 lalu telah melaksanakan Audit Mutu Internal. Audit Mutu Internal (AMI), dilakukan pada seluruh unit kerja dengan tim auditor terdiri dari auditor internal yang mewakili seluruh subunit kerja di FKM UI. AMI kali ini menjadi AMI yang berbeda dibanding AMI yang sebelumnya karena telah mengintegrasikan klausul ISO 9001:2015 dengan ISO SMAP 37001:2016. Hasil dari Audit Mutu Internal, dibahas pada forum Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) yang menjadi ajang evaluasi terhadap kesesuaian dan efektivitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Rapat Tinjauan Manajemen yang berlangsung secara luring pada Kamis, 10 November 2022 dihadiri pimpinan fakultas, para manajer serta koordinator subunit. RTM bertempat di Ruang Rapat Guru Besar, Gedung G FKM UI. RTM membahas 5 agenda utama: 1) hasil surveillance audit 2021 berupa pembahasan ringkasan temuan maupun observasi berikut tindak lanjutnya, 2) isu internal dan isu eksternal, utamanya terkait agenda PAF FKM untuk menjalani sertifikasi SMAP ISO 37001:2016, 3) pelayanan keluhan melalui aplikasi e-complain dan update perbaikan aplikasinya, 4) hasil Audit Mutu Internal pada 14 subunit kerja, 5) paparan hasil survey kepuasan.
Rapat dipimpin oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura, dan Administrasi Umum, Dr. Milla Herdayati, S.K.M., M.Si. Pada sambutannya, Dr. Milla mengapresiasi seluruh unit kerja yang terus menjaga dan konsisten memberlakukan POB unit kerja baik internal maupun eksternal. “Dalam waktu dekat FKM UI akan menjalani sertifikasi untuk SMAP ISO 37001:2016. Performa fakultas dalam menjaga keberlangsungan penerapan manajemen mutu pada ISO 9001:2015 menjadi bekal yang meyakinkan, bahwa kedua ISO tersebut ke depan dapat kita jalani bersama,” tutur Dr. Milla.
RTM kali ini membahas 3 temuan dan 34 observasi pada seluruh subunit kerja yang akan dimonitor penyelesaiannya sesuai jangka waktu tertentu sesuai komitmen subunit kerja yang bersangkutan. Penyelesaian ini akan dimonitor oleh Unit Penjaminan Mutu Non-Akademik (UPMNA) sebelum AMI terdekat di tahun 2023.
Catatan menggembirakan hasil AMI yang diangkat pada RTM kali ini adalah pemanfaatan sistem informasi pada berbagai aplikasi yang diterapkan di subunit kerja. Pemanfaatan sistem informasi seperti ini menjadi ukuran yang menunjukkan continuous improvement di PAF FKM UI. Pemanfaatan sistem informasi tersebut diterapkan pada kegiatan administrasi persuratan dengan dibuatnya e-disposisi, aplikasi peminjaman ruang dan beberapa aplikasi yang lain. (sfh)
