Universitas Indonesia (UI) secara konsisten telah melaksanakan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi sesuai dengan kaidah dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berkenaan dengan peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UI, Kantor Arsip UI menyelenggarakan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal Universitas Indonesia Tahun 2024. Pengawasan kearsipan merupakan bentuk komitmen UI menjamin keberlanjutan penyelenggaraan kearsipan guna mendukung perwujudan rencana strategis UI.
Pengawasan Kearsipan Internal UI 2024 dilaksanakan berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Pengawasan Kearsipan Internal ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara implementasi dengan kaidah penyelenggaraan kearsipan agar menjamin ketersedian arsip yang autentik, reliabel, dan utuh.
Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal 2024 dilakukan terhadap 426 obyek pengawasan yang terdiri dari unit kerja di lingkungan PAU, fakultas, sekolah, dan program pendidikan vokasi serta 18-unit kearsipan di lingkungan UI.
Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indonesia (UI) tidak terlepas dari agenda pengawasan internal dibawah koordinasi Kantor Arsip Universitas Indonesia ini. FKM menjadi salah satu obyek pengawasan yang akan mengikuti kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal. Seluruh staf pengelola arsip di departemen, prodi, pokdi, unit, serta jurnal yang ada di lingkungan FKM UI berpartisipasi dalam kegiatan Rapat Permulaan Pengawasan Kearsipan Internal Universitas Indonesia Tahun 2024 yang dilaksanakan secara daring pada 18 Maret 2024.
Pertemuan ini menjadi awal dari rangkaian kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal 2024. Pada pertemuan ini dijelaskan tata cara monitoring pengawasan kearsipan yang dilakukan dengan obyek pengawasan melakukan pengisian kertas kerja monitoring sebagai sarana pemantauan yang digunakan oleh auditor dan auditee untuk menilai tindak lanjut dan/atau perbaikan berkelanjutan yang telah dilakukan. Kegiatan pengisian dan pengunggahan kertas kerja ini dilaksanakan pada rentang waktu 18 Maret – 2 April 2024. Sama dengan skema pengawasan di tahun 2023, pada tahun 2024 pengawasan dilakukan dengan penilaian mandiri dan asesmen oleh para pengawas dari setiap fakultas/ unit kerja secara silang.
Adapun agenda terdekat setelah pelaksanaan entry meeting ini adalah verifikasi lapangan yang akan dilaksanakan pada 22 April – 10 Mei 2024. (wrk)
