Tindak Lanjuti Audit Mutu Internal, FKM UI Gelar Rapat Tinjauan Manajemen

Menindaklanjuti Audit Mutu Internal yang sudah berlangsung pada 25-26 September 2023, FKM UI menggelar Rapat Tinjauan Manajemen guna meninjau hasil implementasi sistem manajemen mutu dan sistem manajemen anti penyuapan periode tahun 2023.

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) berlangsung pada Rabu, 25 Oktober 2023, secara luring dipimpin oleh Dekan Prof. Mondastri Korib Sudaryo, dan dihadiri para-Wakil Dekan, Sekretaris Fakultas, Manajer Umum, Manajer Pendidikan, Wakil Manajer Umum serta para Koordinator. Rapat membahas 6 topik utama yaitu: usulan dan hasil audit eksternal 2022, survei kepuasan, penanganan keluhan, isu internal dan isu eksternal, hasil audit mutu internal (AMI) dan tindak lanjut, rencana peningkatan layanan, KKAP dan kasus dugaan pelanggaran.

Beberapa isu internal eksternal yang dibahas pada RTM kali ini adalah perubahan struktur organisasi yang berimbas pada pemutakhiran seluruh POB baik internal maupun eksternal, penyesuaian Sasaran Mutu yang menggabungkan Sasaran Mutu berdasarkan Kontrak Kinerja dan Layanan (POB) serta Penyesuaian Identifikasi Risiko yang mengakomodasi klausul SMAP ISO 37001: 2016.

Salah satu unggulan yang dimiliki FKM UI sejak partisipasi FKM UI pada seleksi pembangunan Zona Integritas adalah Aplikasi e-komplain sebagai sarana penampungan keluhan pelanggan. Pada RTM kali ini disebutkan aplikasi e-komplain sudah kembali disosialisasikan secara luas baik untuk kalangan internal maupun eksternal melalui berbagai kanal dan forum. Sepanjang Januari – September tahun 2023 tercatat diterima sebanyak 259 keluhan. Persentase pelapor terdiri dari 92%  Tendik, umum 4%, dosen 3%, dan mahasiswa 2%. Persentase status respon terhadap aduan yang masuk adalah 86,9% aduan sudah selesai ditangani, 12,7% sedang ditangani, dan 0,4% aduan belum direspon.

Pada pemaparan hasil audit mutu internal dikemukakan bahwa secara keseluruhan total temuan tahun 2023 ini berjumlah 37 temuan, mayoritas temuan audit bersifat observasi, yaitu sebanyak 34 dan hanya ada 3 temuan saja yang bersifat ketidaksesuaian.

Dalam upaya mengukur tingkat kepuasan masyarakat sebagai pengguna layanan dan upaya meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelayanan publik, FKM UI pada tahun 2023 telah menyelenggarakan 3 kali survei kepuasan. Sepanjang Januari-September dihasilkan indeks kepuasan eksternal mencapai 3,41, meningkat dibandingkan tahun 2022 sebesar 3,37. Meskipun meningkat dibanding tahun lalu, pada survei kali ini masih ditemukan beberapa nilai 1 dan 2, dari skala 1 s.d. 4. Sehingga semua penyedia layanan di fakultas diharapkan bertekad tidak ada lagi nilai tersebut kedepan, minimal nilainya harus 3. “Hasil survei merupakan informasi berharga yang tidak bisa kita tanggapi secara defensive, karena justru membantu kita fokus pada bagian yang perlu ditingkatkan”, tutur Wakil Dekan Bidang Pendidikan, Penelitian, dan Kemahasiswaan FKM UI, Dr. Ir. Asih Setiarini, M.Sc., menanggapi adanya responden yang masih memberikan skor penilaian yang rendah disebagian kecil pertanyaan survei.

Hasil survei kepuasan juga akan disosialisasikan kepada semua pihak di FKM UI dalam pleno akhir tahun, sehingga semua pihak menyadari posisi dan harapan pengguna atas layanan yang diberikan FKM UI.

Pembahasan RTM terakhir adalah Komisi Kepatuhan Anti Penyuapan (KKAP) yang bertugas menangani kasus-kasus dugaan pelanggaran. KKAP adalah komisi yang dibentuk sebagai prasyarat dari penyelenggaraan sistem manajemen anti penyuapan di FKM UI. KKAP dibentuk sejak tahun 2022 dan sudah menangani 2 kasus dugaan pelanggaran di tingkat fakultas. Hasil audit mutu internal merekomendasikan perbaruan legal KKAP karena adanya perubahan tim dan lingkup kerja yang tidak hanya menyangkut anti penyuapan (sfc).