Komitmen Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indonesia (UI) untuk menjaga keberlangsungan sistem manajemen mutu pelayanan di lingkungan Pusat Administrasi Fakultas (PAF) kembali ditunjukkan dengan terlaksananya Surveillance ISO 9001:2015. Dilaksanakan secara bauran pada 16 dan 17 November 2022, auditor dari DQS Indonesia, Hariadi Alim, memimpin proses surveillance tersebut.
Salah satu tujuan dilakukannya surveillance audit oleh lembaga sertifikasi adalah untuk memeriksa keberlanjutan pelaksanaan sistem manajemen mutu dan meninjau serta mengukur efektivitas penerapan sasaran mutu di PAF. Surveillance dilakukan secara sampling kepada beberapa unit kerja di PAF FKM UI. Pada surveillance audit hari pertama dilakukan kepada top management, management system, Subunit Sekretariat Pimpinan dan Administrasi Umum, Subunit Administrasi Pendidikan, Subunit Kemahasiswaan, serta Subunit Kerja sama, Hubungan Alumni dan Ventura. Sementara pada hari kedua, surveillance audit dilakukan kepada Subunit Adminitrasi Riset dan Pengabdian Masyarakat.
Berdasarkan hasil surveillance audit ini diperoleh strength point yaitu sistem SIAK NG yang telah mendukung otomatisasi administrasi pendidikan, sasaran mutu yang telah di
cascading ke unit-unit serta personil yang mampu menjelaskan secara rinci POB atau proses kerjanya. Sedangkan actions plan bagi opportunities for improvement (OFI) yang perlu dilakukan oleh FKM UI berdasarkan hasil audit antara lain: penambahan beberapa detil bagi POB Subunit Kemahasiswaan dan Subunit Administrasi Riset dan Pengabdian Masyarakat, perlunya penambahan POB bagi Subunit Kerja sama, Hubungan Alumni dan Ventura, dokumen resiko dan peluang (risk and opportunity/manajemen resiko) perlu di-cascading ke unit-unit dan dievaluasi serta diperbaharui minimal setahun sekali, serta setiap unit perlu membuat daftar rekaman mutu/ catatan mutu/ record. Opportunities for improvement (OFI) yang teridentifikasi ini akan dievaluasi dan/atau diperbaiki secara internal oleh PAF FKM UI dan dimasukkan ke dalam proses perbaikan berkelanjutan yang dianggap bermanfaat.
Secara umum, FKM UI terbukti telah konsisten melaksanakan penerapan sistem manajemen mutu di lingkungan PAFnya. “Banyak hal positif yang sudah dilakukan dan luar biasa. Sumber daya manusia FKM UI ini luar biasa kuat sehingga mampu mempertahankan apa yang sudah dicapai dan melaksanakan improvement,” tutur Hariadi Alim saat closing meeting review.
Berdasarkan hasil selama surveilans audit 2 hari, FKM UI direkomendasikan untuk kembali melakukan re-sertifikasi untuk maintenance raihan ISO 9001:2015 pada tahun 2023 mendatang. (wrk)
